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Dienstwagenregelung

Dienstwagenregelung

Auf welche Regelungen Sie im Dienstwagenvertrag achten sollten

Das Auto ist des Deutschen liebstes Kind. Der Dienstwagen ist aber nicht nur Statussymbol, sondern hat für Sie als Führungskraft auch einen ganz realen Nutzen. Zum einen sind Sie als Führungskraft auf die Nutzung des Dienstwagens für Dienstreisen angewiesen und zum anderen können Sie den Dienstwagen meist auch privat nutzen. Die Streitigkeiten, die sich um die Dienstwagenregelung drehen, sind vielfältig und reichen von einem Austausch des Firmenwagens, zum Widerruf der privaten Nutzung, über einen völligen Entzug des Dienstwagens bis hin zu einer Verpflichtung, den Leasingvertrag bei Ausscheiden zu übernehmen oder die Leasingkosten zu tragen.

Wenn es um den Dienstwagen geht, sollten Sie als Führungskraft oder Außendienstmitarbeiter die Regelungen zur Nutzung genau kennen.

 

Anspruch auf den Dienstwagen

Einen Anspruch auf Überlassung eines Dienstwagen haben Sie nur, wenn Sie dies mit Ihrem Arbeitgeber vertraglich vereinbart haben. Die Dienstwagenüberlassung kann entweder direkt im Arbeitsvertrag oder in einer gesonderten Dienstwagenvereinbarung geregelt werden.

Meist wird noch auf eine gesonderte Dienstwagenrichtlinie Bezug genommen, in der weitere Einzelheiten zur Pflege und Wartung, Betankung oder Verhalten geregelt werden. Doch hier machen Arbeitgeber häufig Fehler, weil sie die Richtlinien dem Mitarbeiter tatsächlich gar nicht zur Kenntnis bringen. Im Streitfall ist der Arbeitgeber beweispflichtig dafür, dass auch die Richtlinie wirksam vereinbart wurde.

 

Dienstwagen-Typ

Dienstwagen ist nicht gleich Dienstwagen. Arbeitgeber wollen sich meist nicht binden und legen daher lediglich die Klasse des Fahrzeugs fest. Sie sollten darauf achten, dass in der Dienstwagenregelung auch Marke, Modell und die Ausstattung näher spezifiziert werden. Auch sollte eine bestimmte Preisgrenze festgelegt werden, bis zur der Ihnen der Dienstwagen überlassen wird. So kann Ihr Arbeitgeber den Dienstwagen nicht einfach gegen ein anderes Modell austauschen.

Sofern Sie einen für Ihre Position in der Unternehmenshierarchie qualitativ besseren Dienstwagen oder eine Sonderausstattung wünschen, können Sie auch vereinbaren, dass Sie sich an den Kosten beteiligen. Die Modalitäten sollten Sie dann genau schriftlich festhalten.

 

Firmenwagen Privatnutzung

Der Arbeitgeber kann entscheiden, ob er Ihnen den Dienstwagen nur zur dienstlichen Nutzung oder auch zur privaten Nutzung überlässt. Fehlt es an einer vertraglichen Regelung zur Privatnutzung des Firmenwagens, ist nur die Nutzung zu Dienstfahrten erlaubt. Nehmen Sie daher in der Dienstwagenregelung ausdrücklich auf, dass Sie den Firmenwagen auch privat nutzen dürfen.

Die Privatnutzung stellt eine zusätzliche Gegenleistung für die von Ihnen geschuldete Arbeitsleistung dar. Sie stellt dann einen Teil Ihrer Vergütung in Form einer Sachleistung dar. Hieran knüpfen sich arbeitsrechtliche und steuerrechtliche Folgen. Arbeitsrechtlich kann Ihr Arbeitgeber den zur privaten Nutzung überlassenen Dienstwagen nicht einfach entziehen. Er muss sich den Widerruf der Privatnutzung vielmehr vertraglich vorbehalten haben oder mit Ihnen eine einvernehmliche Einigung suchen. Steuerlich ist die private Nutzungsmöglichkeit als geldwerter Vorteil von Ihnen zu versteuern.

 

Umfang der privaten Nutzung

Da die private Nutzungsmöglichkeit somit als Sachbezug einen Teil Ihres Gehalts darstellt, muss Ihnen Ihr Arbeitgeber den Dienstwagen auch solange zur Verfügung stellen, wie er Ihnen das Gehalt schuldet. Er kann Ihnen den Dienstwagen dann nicht einfach entziehen.

 

Arbeitsunfähigkeit

Wenn Sie krank werden, muss Ihnen Ihr Arbeitgeber den zur privaten Nutzung überlassenen Dienstwagen für die Dauer der Entgeltfortzahlung weiter zur Verfügung stellen (BAG, Urteil v. 11.10.2000, 5 AZR 240/99). Erst nach Ablauf des sechs wöchigen Entgeltfortzahlungszeitraums darf Ihnen Ihr Arbeitgeber den Dienstwagen entschädigungslos entziehen. Die Vereinbarung eines entsprechenden Widerrufsvorbehalts bedarf es hierfür nicht.

Als Führungskraft sollten Sie zum einen im Arbeitsvertrag regeln, dass für einen längeren Zeitraum als die gesetzlichen 6 Wochen Ihr Gehalt im Fall von Krankheit weitergezahlt wird und zum anderen sollten Sie in der Dienstwagenregelung festschreiben, bis zu welcher Dauer die private Nutzungsmöglichkeit besteht. Gerade für Geschäftsführer ist eine vertragliche Regelung zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wichtig, weil das Entgeltfortzahlungsgesetz für sie nicht gilt.

 

Mutterschutz und Elternzeit

Während der Mutterschutzfristen muss Ihnen als Arbeitnehmerin der Arbeitgeber den Dienstwagen zur privaten Nutzung ebenfalls weiter zur Verfügung stellen. Begründet wird dies mit dem Sinn und Zweck der Vorschriften der §§ 11, 14 MuSchG. Als werdende oder junge Mutter sollen Sie vor wirtschaftlichen Nachteilen bewahrt werden.

Wenn Sie im Anschluss an die Mutterschutzfrist in Elternzeit gehen, muss Ihr Arbeitgeber das Gehalt nicht weiter zahlen. Er kann daher von Ihnen während der Elternzeit den Dienstwagen herausverlangen.

 

Urlaub

Als Arbeitnehmer haben Sie Anspruch auf bezahlten Urlaub. Ihr Arbeitgeber muss Ihnen daher bei einer erlaubten Privatnutzung den Dienstwagen auch im Urlaub zur Verfügung stellen. Für Vorstandsmitglieder einer AG oder Geschäftsührer einer GmbH findet das Bundesurlaubsgesetz keine Anwendung. Daher sollte zum Urlaubsanspruch und zur Nutzungsmöglichkeit des Dienstwagens während des Urlaubs eine klare Dienstwagenregelung getroffen werden.

Ist in der Dienswagenregelung hingegen eine rein dienstliche Nutzung vereinbart, kann Ihr Arbeitgeber den Dienstwagen im Fall des Urlaubs von Ihnen entschädigungslos herausverlangen.

 

Nutzung durch Familienangehörige

Ist in der Dienstwagenregelung nicht ausdrücklich die Nutzung durch Familienangehörige untersagt, darf der Dienstwagen auch von Ihren Familienmitgliedern genutzt werden. Um von vornherein Streit zu Vermeiden, sollten Sie im Dienstwagenvertrag besser genau regeln, welche Personen den Dienstwagen nutzen dürfen.

 

Vorsicht: Widerrufsvorbehalt

Ist Ihnen die private Nutzung des Dienstwagens vertraglich zugesagt, kann diese nicht einseitig vom Arbeitgeber widerrufen werden. In der Dienstwagenregelung kann jedoch ein Widerrufsvorbehalt vereinbart werden.

In der Widerrufsklausel müssen sachliche Gründe für die Ausübung des Widerrufsrechts genannt werden, damit die Klausel wirksam ist. Sachliche Gründe können zum Beispiel sein:

  • berechtigte Freistellung des Arbeitnehmers von der Verpflichtung zur Arbeitsleistung
  • Änderung der Arbeitsaufgabe, wenn die Überlassung des Dienstwagens im Zusammenhang mit der Arbeitsaufgabe stand
  • Ruhen des Arbeitsverhältnisses
  • vollständige Freistellung des Arbeitnehmers gem. § 3 Abs. 1 des Gesetzes über die Pflegezeit
  • Verlust der Fahrerlaubnis oder Fahrverbot

Verwendet der Arbeitgeber in der Dienswagenregelung eine Klausel, wonach er jederzeit berechtigt ist, den Dienstwagen vom Arbeitnehmer heraus zu verlangen, ist diese zu weitgehend und damit unwirksam (BAG, Urteil v. 11.10.2006, 5 AZR 721/05).

Wirtschaftliche Gründe können zwar auch einen sachlichen Grund darstellen. Es reicht aber nicht aus, wenn Ihr Arbeitgeber lediglich „wirtschaftliche Gründe“ angibt. Diese muss er näher spezifizieren, damit die Klausel wirksam ist (BAG, Urteil v. 13.04.2010, 9 AZR 113/09).

Ferner ist der Widerrufsvorbehalt nur dann wirksam, wenn der Entzug der Privatnutzung des Dienstwagens weniger als 25% Ihres regelmäßigen Verdienstes ausmacht.

Sofern einer der in der Klausel genannten Gründe tatsächlich vorliegt, kann Ihr Arbeitgeber den zur privaten Nutzung überlassen Dienstwagen herausverlangen, und zwar ohne Ihnen eine Entschädigung zahlen zu müssen. Ihr Arbeitgeber muss Ihnen jedoch im eine angemessene Auslauffrist gewähren, damit Sie sich um ein Ersatzfahrzeug kümmern können (BAG, Urteil v. 11.10.2006, 5 AZR 721/05). Die Auslauffrist sollte mindestens einen Monat betragen.

Sofern ein Widerrufsrecht in der Dienstwagenregelung nicht vereinbart wurde oder keiner der in der Klausel genannten Gründe vorliegt, kann Ihr Arbeitgeber den Dienstwagen nur durch eine Änderungskündigung einseitig wieder entziehen. Hierfür sind die Anforderungen jedoch sehr hoch und liegen meist nicht vor.

 

Kündigung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses endet auch die Nutzungsmöglichkeit des Dienstwagens. Sie müssen ihn daher an Ihren Arbeitgeber zurückgeben. Aber auch erst zum Ende der Kündigungsfrist. Da die Privatnutzung ein fester Vergütungsbestandteil ist, können Sie ihn noch während des Laufs der Kündigungsfrist grundsätzlich weiter nutzen.

Nur wenn Ihr Arbeitgeber Sie mit Ausspruch der Kündigung berechtigterweise freistellst und für diesen Fall einen wirksamen Widerrufsvorbehalt in der Dienstwagenregelung vereinbart hat, müssen Sie den Dienstwagen vorzeitig zurückgeben. Allerdings ist nur in seltenen Fällen auch die Freistellung wirksam. Auch hierfür bedarf Ihr Arbeitgeber eine vertragliche Vereinbarung, in der wiederum sachliche Gründe genannt werden. Dies ist meist nicht der Fall.

 

Übernahme der Leasingraten

Eine Klausel, wonach Sie verpflichtet sind, nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses die weiteren Leasingraten für die Restlaufzeit des Leasingvertrages zu zahlen, ist unwirksam (BAG, Urteil v. 09.09.2003, 9 AZR 574/03).

Ebenfalls unwirksam ist eine Regelung, die vorsieht, dass der Arbeitnehmer nach einer Eigenkündigung die Mehrkosten für die Auflösung des Leasingvertrages zu tragen hat, denn es handelt sich hierbei um eine unzulässige Kündigungserschwerung (LAG Köln, 10.03.2008, 14 Sa 1331/07).

Ihr Arbeitgeber kann von Ihnen auch nicht verlangen, dass Sie den Leasingvertrag für den Dienstwagen bei Ihrem neuen Arbeitgeber einzubringen haben oder Sie verpflichtet sind, einen Mitarbeiter zu finden, der den Dienstwagen übernimmt. Ebenso sind Sie nicht verpflichtete, den Leasingvertrag auf eigene Kosten vorzeitig aufzulösen (LAG Köln, 19.06.2009, 4 Sa 901/08).

 

Übernahme des Dienstwagens nach Kündigung

Ebenso ist eine Klausel in der Dienstwagenregelung unwirksam, nach der der Arbeitnehmer verpflichtet ist, nach einer eigenen Kündigung den Dienstwagen und den Leasingvertrag zu übernehmen (ArbG Chemnitz, Urteil v. v. 02.02.2006, 11 Ca 4455/05). Lesen Sie hierzu Näheres unter: Dienstwagen nach Kündigung

 

Folgen bei unberechtigter Nutzungsentziehung

Hat Ihr Arbeitgeber den Dienstwagen unberechtigt zurückgefordert, können Sie von ihm eine Nutzungsentschädigung verlangen. Von der Rechtsprechung wird allerdings nur eine Entschädigung in Höhe des geldwerten Vorteils für die private Nutzung, also von 1 Prozent des Listenpreises, anerkannt (BAG, Urteil v. 19.12.2006, 9 AZR 294/06).

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